天津市人民政府口岸服務辦公室

單位介紹

天津地處渤海之濱,是我國北方重要的港口城市。天津口岸腹地廣闊,是我國北方對外開放的門戶,是實施濱海新區國家戰略的窗口。新中國成立后,特別是改革開放以來,天津口岸經過大規模的建設和發展,現已擁有天津海港口岸(含海面油田交貨點)、天津空港口岸兩個對外開放的一類口岸。同時,天津口岸與內地口岸區域合作及天津電子口岸建設都取得了突破性進展。天津市人民政府口岸服務辦公室是負責本市口岸綜合協調服務的市政府直屬機構。

項目背景

伴隨著信息化的快速發展,天津市人民政府口岸辦的管理任務逐漸加重,急需借助信息化手段,開啟協同的辦公方式,助力管理的及時、高效。在對OA系統的選型方面,我們OA系統憑借多年的發展經驗、眾多的客戶應用案例,以及豐富的實施應用經驗,深得天津市人民政府口岸辦的信賴和歡迎,并成功贏得天津市人民政府口岸辦的青睞,雙方成功合作。

天津市人民政府口岸辦領導對局里信息化建設高度重視,此次OA項目不僅是要求實現無紙化辦公模式,更希望后期將OA系統建立成天津市人民政府口岸辦的知識管理平臺,全面拓展。

解決方案

自定義門戶:門戶是用來展示關鍵信息的平臺,可在門戶首頁上添加許多關鍵性信息來展示。門戶首頁放置了包括文件查閱、公文辦理、工作流程、網上班車、內部郵件在內的幾個模塊,更注重和強調簡單實用

公文管理:通過協同辦公系統加強整個廳內部紅頭文件的及時上傳下達,可在線跟蹤文件辦理進度,及時進行催辦。收文處理單實現電子化流程,提升文件審批、傳閱的效率,同時便于歷史文件的檢索查閱。

信息管理:實現信息發布及數據共享,提供有效的發布渠道,以使信息得到及時發布、共享、利用、沉淀。

工作流程:天津人民政府口岸辦所應用流程不多,設置、優化處理包括辦公室和后勤服務中心兩大類。通過流程圖形化定義界面,可根據實際情況靈活自定義工作流程,用戶可以控制流程步驟數,設置每一步驟的處理人、處理部門、處理權限及處理時限,對辦公和業務各個環節的監控與分析,管理人員可以方便地對數據和記錄進行分析,進而提煉出對管理有進的信息,把握工作進度,監督執行效果。

文件柜檔案管理:在未使用OA系統之前,天津人民政府口岸辦保留著傳統手工式檔案管理方法,不僅檔案不易保存,而且查找起來更為不便。而通過在OA系統里搭建檔案管理功能,使日常的檔案查詢、檔案銷毀、檔案借閱、檔案統計等工作都變得輕松起來。

催辦督辦:每一個任務(包括公文處理、個人任務、部門任務等)一般都有一個標準的辦理時間,甚至是細化到每一個流程中處理節點的辦理時間。因此協同辦公系統針對每一個任務流程的每一個處理節點設置了標準辦理時間,如果超過這個時間,可以通過催辦、督辦、提醒等方式提醒處理人處理,使任務能夠在短的時間內處理完畢。

車輛管理: 通過工作流與自定義模塊開發的方式實現需求。建立車輛申請流程,流程流轉到車隊環節,由車隊選擇車輛并填寫派車回執單并自動發送郵件給用車人員,用車人員用車。

會務管理:通過統一的管理平臺,進行會議室使用情況的及時查看,使會議人員選擇相對空閑的會議室進行申請,顯示的方式進行了清晰化調整,從而推動辦公人員會議工作的及時有效地開展。

公文管理:集團內部發文流程種類較多,收文(簽報)卻因其有制式背景圖片,再加上需要多個公文管理模塊所沒有的字段類型支持,這些都可以采用工作流程來實現。

VPN整合:用戶每次登陸系統,需先通過VPN驗證,確保內部信息安全。

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